Come funziona il sistema

Il sistema si basa su una logica automatizzata che collega:

• un modulo di iscrizione personalizzato,
• una scheda CRM su Google Sheet, e
• un Drive condiviso dell’evento.

Quando un partecipante compila il modulo:

1. Il sistema crea una cartella personale all’interno del Drive condiviso della manifestazione.
   La cartella contiene tutti i documenti dedicati al partecipante.
2. Genera un QR code univoco che rimanda alla sua cartella personale, dove sono visibili tutte le informazioni utili all’ingresso in fiera (come pagamento, documenti o numero stand).
3. Tutti i dati raccolti vengono automaticamente inseriti e aggiornati nel CRM collegato, così da avere una gestione completa e in tempo reale di ogni partecipante.

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 Personalizzazione completa

Ogni evento è diverso.
Per questo il sistema viene adattato su misura in base alle esigenze dell’organizzatore:

• Modulo di iscrizione personalizzato con il logo e la grafica dell’evento
• Drive condiviso tra lo staff, aggiornato in tempo reale
• Schede e QR code con il layout e le informazioni desiderate
• Email automatiche con testi personalizzati, anche in più lingue

Tutti i contenuti (testi, allegati, regolamenti, grafica) possono essere aggiornati o modificati in modo autonomo dal cliente.

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 Caso studio: gestione iscrizioni e controllo accessi per una convention

Un nostro cliente, organizzatore di una grande manifestazione, aveva la necessità di:

• Gestire in autonomia le iscrizioni dei partecipanti e degli standisti;
• Sapere all’ingresso chi aveva completato il pagamento e quale stand era stato assegnato;
• Evitare errori, doppioni e perdite di tempo durante la fase di registrazione.

Abbiamo quindi creato un sistema su misura che:

• Riceve automaticamente le iscrizioni tramite un modulo dedicato;
• Crea per ogni partecipante una cartella personale con QR code;
• Aggiorna in tempo reale le informazioni sul pagamento e sullo stand;
• Permette allo staff in ingresso di scansionare il QR code e visualizzare immediatamente la scheda del partecipante.

In questo modo, ogni aggiornamento fatto sul CRM centrale si riflette automaticamente nella scheda personale del partecipante.

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 I vantaggi del sistema

 Zero gestione manuale:
il sistema si occupa di tutto — dalla raccolta dei dati all’invio delle mail e alla creazione delle cartelle.

 Aggiornamento in tempo reale:
qualsiasi modifica (come pagamento o stand) è immediatamente visibile a tutto lo staff.

 Riduzione dei tempi e dei costi:
un lavoro che prima richiedeva ore o giorni viene ora completato in pochi secondi.

 Precisione e ordine:
niente più fogli Excel disordinati o email perse: tutto è tracciato e automatizzato.

 Esperienza fluida per il partecipante:
ogni iscritto riceve in automatico tutti i documenti, il QR code e le informazioni necessarie per accedere all’evento.

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 Uno strumento scalabile per ogni tipo di evento

Il sistema può essere utilizzato e personalizzato per:

• Fiere e convention
• Corsi e workshop
• Eventi aziendali o conferenze
• Festival, mostre o raduni

Può essere integrato con sistemi di check-in, badge elettronici, statistiche di accesso e gestione pagamenti.

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 Il risultato

Il risultato finale è un sistema digitale completo e su misura, capace di gestire:

• centinaia di iscrizioni automatiche,
• aggiornamenti in tempo reale,
• e comunicazioni istantanee con i partecipanti.

Tutto questo con un’interfaccia semplice, condivisa e gestibile anche dal cliente, senza software esterni o conoscenze tecniche.

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 Vuoi semplificare la gestione del tuo evento?

Con il nostro sistema puoi avere:

• Iscrizioni automatiche
• Cartelle e QR code personalizzati
• Gestione dati in tempo reale
• Aggiornamenti sincronizzati per tutto lo staff

 Contattaci per una consulenza o per ricevere una demo personalizzata del sistema